Uncategorized

İnsan Kaynakları Departmanınız Otomasyon İçin Hazır

İnsan Kaynakları Departmanınız Otomasyon İçin Hazır

İK profesyonelleri evrak işlerine boğulmuş durumda. İş hukuku ve rutin olarak toplanan ve depolanan tüm kişisel bilgiler ile ilgili uyum zorunlulukları nedeniyle çok fazla bürokratik işle uğraşırlar. Her şey imzalanmalı, tarih atılmalı, tamamlanmalı ve güvenli bir şekilde dosyalanmalıdır. Yanlış yazılmış adlar, yanlış doğum tarihleri ​​veya sosyal güvenlik numaraları gibi hatalar, çalışanlar ve şirketler için ciddi finansal sonuçlar doğurabilir.

İK departmanlarında Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) çözümlerinin, özellikle de yapay zeka (AI) gömülü RPA içeren akıllı otomasyonun kullanımının artması şaşırtıcı değildir.

Deloitte tarafından yakın zamanda yapılan bir anket , İK departmanlarının %60’ının çalışanlara yardımcı olmak için yapay zeka destekli otomasyon araçlarını kullandığını ortaya koydu.

Yüksek yatırım getirisi ile hızlı ve değerli sonuçlar için hemen otomatikleştirilebilecek altı İK süreci.

1. Özgeçmişlerin Taranması ve Adayların Kısa Listeye Alınması

Özgeçmişlerin taranıp, uygun olabilecek adayların kısa listeye alınması İK profesyonellerinin çok fazla zamanını alır. Özgeçmişlerde bulunan verileri işlemek ve bunları ofis becerileri veya teknik bilgi birikimi gibi iş gereksinimleri listesine eklemek için RPA botlarından destek alabilirsiniz. Kriterlere uygun adaylara görüşme talebi içeren, reddedilen adayları bilgilendiren e-postaların takibi için botlardan faydalanabilirsiniz. Ayrıca botları, bir adayın kimlik bilgilerini ve becerilerini işe alım veri tabanınızda saklamak üzere de programlayabilirsiniz.

 2. İşe Alım Süreci

Yeni personel işe alım işlemleri, İK çalışanları için en karmaşık ve sıkıcı süreçlerden birisidir. İşe alım süreci, sadece İK profesyonellerini değil, Bilgi İşlem ve Güvenlik de dahil olmak üzere pek çok departman ve birimin dahil olduğu, ilgili belge ve izinlerin oluşturulması için birden çok sistemin devreye girdiği bir süreçtir.

RPA ile oluşturulacak otomatik bir iş akışıyla, botlar kuralları takip ederek, ilgili belgeleri doğru sırayla, doğru departmanlara gönderir. Gerektiğinde sistemlerden veri ve izinleri alır, onaylanması gereken belgeleri kuruluş içindeki belirlenen kişilere ileterek onları konu hakkında bilgilendirebilirler.  Süreç herhangi bir noktada durursa, paydaşlara otomatik bir bildirim gönderilir ve sürecin yarım kalmasına izin verilmez.

3. İşe Başlama ve Eğitim

Bir aday iş teklifini kabul ettiğinde, mümkün olan en kısa sürede gerekli tüm işlemlerin tamamlanması gerekir. Buna,  e-posta adresini açılması, gerekli sistem ve verilere erişim izni, güvenlik düzenlemeleri ve iş süreçlerine hızlıca dahil olmaları için gereken diğer her şey dahildir.  Akıllı RPA, uygun kutuları işaretlemek ve oluşturduğunuz iş şablonlarına dayalı olarak izinler atamak için çeşitli sistemlere giren ve çalışan botlarla tüm bunları otomatik olarak yapabilir.

4. Çalışan Verilerini İşleme

Çalışan verilerini yönetmek, İK profesyonellerinin en çok zamanını alan ve hataya en açık görevlerdir. Her biri farklı türde veya formatta veri içeren veri yığınları, yan haklar, bordro, uyumluluk işlemleri ve daha fazlası için bir çok farklı sistemde işlem gerektirir. Yeni işe alımlar, işten ayrılmalar, medeni durum değişiklikleri gibi bir çok neden bu verilerin sürekli değişmesine neden olur. Tüm sistemleri tutarlı bir şekilde güncellemekle için atanacak bir bot, denklemdeki hata riskini ortadan kaldırır ve sürekli olarak veri işleme ve düzenleme İK personellerinin omuzundan alır.

5. Bordro İşlemleri

Bordro işlemleri, bir şirketteki en kritik görevlerden biridir. Ancak bunu manuel olarak yapmak hata riskiyle doludur Komisyonları ve fazla mesaileri hesaplamak karmaşık olabilir.

Ayrıca, vergi dilimlerindeki farklılıklar, farklı statüde çalışanların bulunması da takibi ve raporlamayı zorlaştırır. Akıllı RPA, çalışan yönetimi, zaman takibi, bordro ve defteri kebir gibi eski sistemler arasında bir “bağlayıcı” olarak hareket ederek bunu kolaylaştırır.

Botları çalışan saatlerini onaylamak ve diğer veri kaynaklarıyla olan tutarsızlıkları işaretlemek için programlayabilirsiniz. Botlar ayrıca, farklı sistemlerden gelen verileri toplar, analiz eder ve raporlar. Her işlem belgelendiğinden, uyum sağlanır ve hatalar geçmişte kalır.

6. İşten Ayrılmaları Yönetme

Şirkete yeni bir kişiyi hoş geldiniz demek, çok sayıda evrak ve süreç gerektirir. Aynı şey bir çalışana veda ederken de geçerlidir. Çıkış belgelerinin oluşturulup imzalanması, e-posta ve sistem erişiminin iptal edilmesi ve üzerinde anlaşmaya varılan ayrılma koşullarına göre nihai maaş bordrosunun düzenlenmesi gerekir.

RPA ile, sürecin tüm yönlerini otomatikleştiren, onayları ve kontrol noktalarını uygun şekilde yönlendiren botları kullanarak tüm iş akışını düzenleyebilirsiniz. Tüm bunlar, yasal konular nedeniyle son derecede titizlikle tamamlanmalıdır. Bu, RPA’nın uzman olduğu konulardan biridir. İşten çıkış belgelerinin her yönüyle tamamlandığını ve imzalanan formları kontrol eden akıllı bir bot sayesinde, olası bir denetimde karşına çıkabilecek bir hata konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.

İK görevleri, çok miktarda evrak işi, süreç ve kayıt tutma konusunda büyük özen gerektirir. Karmaşık ve eski usul süreçler çalışanlar ve şirket için ciddi sonuçlara yol açabilecek hatalara neden olabilir.

Bu eski manuel işlemler ağını çözmek ve bunları akıllı RPA kullanarak otomatikleştirmek , çalışanlarınız için ciddi bir rahatlama sağlayacaktır.  Botları manuel olarak tekrarlanan görevleri yapmak için dijital asistanlar olarak kullanmak yalnızca hataları azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda İK profesyonelleri de dahil olmak üzere her çalışanı daha memnun edecektir. Bu da, işletmenizde ciroyu artırırken, maliyetleri azaltacaktır.

 

Cevap bırak

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

0 %